Vacature Officemanager

Jouw rol

Jij hebt een uitdagende en afwisselende functie met veel interne en externe contacten. Vanuit een uitvoerende “spin in het web” rol bied je brede dagelijkse ondersteuning aan je collega’s. Je hebt een breed takenpakket en trekt graag werk naar je toe.

Aanspreekpunt
Je werkt nauw samen met de twee projectleiders die de projecten van A-tot-Z begeleiden en met de eigenaar/directeur. Zij zijn veel onderweg en op de werf te vinden, jij bent degene die vanuit kantoor zaken coördineert en regelt. Je beantwoordt alle telefoon en bent daardoor het eerste aanspreekpunt voor klanten, leveranciers en andere partijen. Ook filter je de inkomende mail op zaken die jij kunt afhandelen en zaken die je doorzet naar de projectleiders.

Bestellingen
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het dagelijks bestellen van alle benodigde materialen, zoals platen, stalen profielen of verf. De gegevens hiervoor ontvang je van de voormannen op de werkplaats of de projectleiders. Je schakelt met de leveranciers via email en telefonisch en jij bent verantwoordelijk voor het efficiënt en kostenbewust plaatsen van de bestellingen. Na de levering controleer je de facturen op basis van de gemaakte afspraken en pakbonnen. Ook zorg je voor de bestelling van kantoorbenodigdheden en andere voorkomende zaken.

Administratie
Op dagelijkse basis verzamel en controleer je de werkbriefjes en zorg je dat uren op het juiste project worden geboekt. Ook verzamel je alle informatie voor de facturatie, zoals gewerkte uren en gebruikte materialen. Je zorgt dat deze juist geboekt worden en zorgt voor een correcte opmaak, waarna deze door de projectleider of eigenaar/directeur wordt gecompleteerd en verstuurd naar de klant.

Organisatorische ondersteuning
Op organisatorisch vlak trek je veel werk naar je toe. In deze technische organisatie zorg jij voor persoonlijke aandacht en gezelligheid voor de medewerkers. Jij bent degene die de verjaardagen en jubilea bijhoudt, bedrijfskleding regelt, personeelsfeestjes initieert en organiseert en een bloemetje stuurt in geval van ziekte. Hierin denk je creatief mee en kom je zelf met voorstellen. Daarnaast beheer je de mailbox en agenda van de directeur/eigenaar en notuleer je bij vergaderingen.

Meedenken
Je denkt graag mee over eventuele verbeterpunten in de werkprocessen. Deze leg je onderbouwd voor aan je collega’s, waarna je hier bij goedkeuring zelf mee aan de slag gaat.

Standplaats: Zwartsluis

Wat is vereist?

Wat breng je mee?
• Een gedegen opleidingsachtergrond en aantoonbaar MBO+/HBO werk- en denkniveau.
• Werkervaring in een soortgelijke rol in een technisch georiënteerd bedrijf.
• Goede computervaardigheden en ervaring in het werken met een ERP-pakket. Kennis van Trimergo is een plus.
• Zwartsluis is voor jou goed bereikbaar.
• Je bent beschikbaar voor 4 of 5 dagen per week, de werktijden kunnen in overleg worden afgesproken.

Wie ben jij?
Je werkt nauwkeurig, kunt goed prioriteiten stellen en je eigen tijdsplanning bewaken. Uit de vele informatie die je krijgt, weet je overzicht te houden zonder belangrijke details uit het oog te verliezen.

Je voelt je op je plek in een dienende rol, maar bent tegelijkertijd ook doortastend en assertief. Je staat dan ook stevig in je schoenen en spreekt anderen indien nodig aan op gemaakte afspraken. Met jouw sociale vaardigheden ben je een mooie aanvulling op het team.

Ook heb je een hoge mate van zelfstandigheid, welke je op soepele wijze combineert met samenwerkingsgerichtheid. Je bent iemand die zaken proactief naar zich toe trekt en je werkt planmatig.

Een technische omgeving met korte lijnen en directe communicatiestijl past bij jou. Vanzelfsprekend voel je je thuis in een ambitieus en nuchter familiebedrijf.

Interesse? solliciteren kan via Metier: Vacature Officemanager